Huidhoudelijk Reglement

VOLKSTUINVERENIGING "DE GESCHIKTE PEER"


 HUISHOUDELIJK REGELEMENT

 

 

ALGEMENE BEPALINGEN

 

Artikel 1

 

Iedere huurder van een volkstuin dient lid te zijn van de volkstuinvereniging “de geschikte peer” gevestigd te Nieuwkoop.

 

Artikel 2

Voor het verkrijgen van het lidmaatschap en een volkstuin van de vereniging dient inschrijfgeld en een borgsom betaald te worden overeenkomstig het bedrag bepaald in de algemene ledenvergadering. Deze gelden zijn eenmalig. De borgsom wordt teruggestort bij beëindiging van het lidmaatschap indien de volkstuin conform de in art 8 lid 2 gestelde eisen opgeleverd wordt.

 

Artikel 3

Na inschrijving als lid, middels het invullen van een inschrijfformulier en persoonlijke legitimatie, wordt een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk- en tuinreglement verstrekt. De statuten zijn ter inzage bij de secretaris

 

Artikel 4

Het lid dat een volkstuin heeft of heeft verkregen, betaalt aan de vereniging de reglementair en door besluiten van de ledenvergadering vastgestelde bedragen.

 

Artikel 5

 

Leden

  1. leder lid heeft de vrije beschikking over de hem in bruikleen gegeven volkstuin, toch is verplicht zijn tuin van de aanvang af in goede slaat te brengen en/of te houden.
  2. Overeenkomstig de doelstelling van de vereniging, dient de tuin en de daarop aanwezige opstallen voorontspanning van het lid en zijn gezinsleden te zijn.
  3. Het uitoefenen van beroepsmatige handelingen is niet toegestaan.
  4. De leden mogen hun volkstuin slechts overdragen door tussenkomst van de vereniging. Bij overlast kan het bestuur deze toestemming intrekken
  5. Ieder lid wordt geacht de bepalingen van de statuten en reglementen, alsmede de overige vastgestelde en bekendgemaakte regels te kennen. De leden zijn verplicht de statuten en de reglementen van de vereniging, evenals de besluiten van de algemene vergadering, ook al waren zij niet tegenwoordig of vertegenwoordigd, stipt op te volgen en zijn te dien opzichte volledig aansprakelijk voor de gedragingen van hun gezinsleden/bezoekers.
  6. Eigendommen van de vereniging dienen op eerste aanvraag van het bestuur te worden ingeleverd.
  7. De leden worden geacht periodiek algemene werkzaamheden uit te voeren.

Artikel 6

De leden kunnen zich volgens de daarvoor geldende regels laten kiezen in het bestuur of één der commissies.

Artikel 7

De jaarlijkse bijdrage wegens lidmaatschap van de vereniging wordt vastgesteld zoals genoemd in artikel 8 lid 2 van de statuten en dient vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar in het bezit te zijn van de penningmeester. Voor de betaling van de periodieke vergoeding wegens het gebruik van een volkstuin, de zogenaamde tuinhuur, geldt hetzelfde.

 

Artikel 8

Einde lidmaatschap:

 

Het lidmaatschap eindigt als gevolg van het gestelde in artikel 6 van de statuten.

  1. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal het lid gehouden worden de tijdens zijn lidmaatschap in gebruik gegeven volkstuin naar behoren, schoon, zonder gewas. Onkruid, obstakels e.d. op te leveren. Indien hij of zij hierin gebreke blijft zal de betaalde borgsom niet geretourneerd worden en zal het bestuur alle voorkomende kosten in rekening brengen aan het vertrekkende lid.
  2. Ontzetting als gevolg van artikel 6 lid 4 van de statuten kan worden uitgesproken door het bestuur indien het lid:
  3. Niet binnen de gestelde termijn na schriftelijke in gebreke stelling aan zijn verplichtingen voldoet.
  4. Bij herhaling ingevolge de statuten en reglementen of besluiten van de vereniging in gebreke moet worden gesteld. Dit na meerdere waarschuwingen.
  5. Zich schuldig maakt aan wangedrag, waaronder mede is te verstaan elke gedraging of handeling die de goede gang van zaken en het vriendschappelijke verkeer tussen de leden onderling verstoort of het aanzien van de vereniging schaadt.
  6. Lid 3 van dit artikel zal niet worden toegepast alvorens het betrokken lid tenminste driemaal schriftelijk is gewaarschuwd en hij binnen 14 dagen na de dagtekening van de laatste waarschuwing daarvan gevolg heeft gekregen. De derde waarschuwing wordt hem aangetekend toegezonden.

 

Indien de ledenvergadering ingevolge artikel 6 lid 4 van de statuten BESLUIT tot verwerping van de ontzetting wordt hierdoor tevens de schorsing opgeheven en het desbetreffende lid in zijn rechten hersteld.


Handhaaft de vergadering het besluit tot ontzetting, dan brengt het bestuur dit besluit uiterlijk 10 dagen na de datum van de vergadering per aangetekend schrijven ter kennis van de betrokkene.

 

Artikel 9

Afwijkingen van het in artikel 8 lid 1a van de statuten bepaald ten aanzien van de overgang van het lidmaatschap bij overlijden, kunnen op schriftelijk verzoek van de nabestaande door het bestuur worden toegestaan.

Artikel 10

Bij de beëindiging van het lidmaatschap vindt geen terugbetaling plaats van huur en contributie. Het bestuur is gerechtigd hiervan af te wijken en anders te beslissen. 

Artikel 11

  1. Een lid kan een schriftelijk met reden omkleed verzoek indienen, om bij het vrij komen van een tuin, daarvoor in aanmerking te komen, door een lid mag slechts een (1) verzoek worden ingediend. Het bestuur beslist over de toelaatbaarheid van dit verzoek en deze beslissing is bindend.
  2. Een vertrekkend lid, waarvan de volkstuin is overgedragen aan een ander lid, dient de niet overgenomen eigendommen binnen 14 dagen na datum van de overdracht te verwijderen. Indien hij daar in gebreke blijft kan het bestuur alle voorkomende kosten verhalen op het vertrekkende lid. Het andere lid neemt de verantwoordelijkheden over van het vertrekkende lid als hij/zij eigendommen overneemt middels een te ondertekenen overnameformulier welke door de tuincommissaris verstrekt wordt.

Artikel 12

Bestuur

Het bestuur is belast met de uitvoering van het beleid.

Zij voert het beheer over alle eigendommen van de vereniging en draagt zorg voor de instandhouding en het onderhoud daarvan.

  • Het bestuur stelt regels vast ten aanzien van de uitvoerende taken die zijn toegewezen aan de diverse commissies en ziet toe op de juiste uitvoering van die taken.
  • Het bestuur is voor het gevoerde beleid en het beheer verantwoording verschuldigd aan de ledenvergadering, evenals de door de commissies uitgevoerde taken welke door het bestuur zijn opgelegd.

  

Artikel 13

De voorzitter 

  • · Is woordvoerder namens de vereniging en representeert de Vereniging naar buiten.
  • · Hij geeft leiding aan het bestuurswerk en leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen.
  • · Hij is verder belast met het uitbrengen van een verslag op de jaarlijkse algemene ledenvergadering over het afgelopen jaar met betrekking van het gevoerde beleid.

Artikel 14

De secretaris

  • is belast met de correspondentie van de vereniging, de administratie van de vereniging en houdt daarvan afschrift,
    • Van alle in- en uitgaande stukken geeft hij kennis aan het bestuur in vergadering.
    • Notuleert tijdens bestuurs- en algemene ledenvergaderingen en maakt daarna de conceptnotulen op.
    • Stelt samen met de voorzitter de agenda op voor de volgende vergadering

 

Artikel 15

De penningmeester

  • Is belast met het innen van de in artikel 8 der statuten genoemde geldmiddelen en het verrichten van de betalingen en het bijhouden van de ledenadministratie.
  • Het beheren van de gelden en het voeren van de administratie hieraan verbonden.
  • Het uitbrengen van een schriftelijk verslag op de jaarlijkse algemene ledenvergadering over het gevoerde financiële beleid van het afgelopen jaar, zoals genoemd in artikel 15 lid 1 van de statuten.
  • Het opstellen van een schriftelijke begroting voor het nieuwe verenigingsjaar.

 

Artikel 16

Het bestuur is gerechtigd het totaalbedrag van de begroting in verband met onvoorziene omstandigheden met 5% te overschrijden.

Artikel 17

De secretaris en de penningmeester kunnen met instemming van de overige bestuursleden een deel van hun werkzaamheden overdragen aan een ander bestuurslid, die voor deze werkzaamheden verantwoording schuldig is aan de desbetreffende functionaris.

 

Artikel 18

  1. De bestuursleden worden gekozen tijdens de algemene ledenvergadering en verkrijgen een zittingsperiode van zes (6) jaar, zoals vastgelegd in de statuten van artikel 9 lid 5.
    Na afloop van deze termijn kunnen bestuursleden zich opnieuw verkiesbaar stellen voor een bestuursfunctie, en zijn onmiddellijk herkiesbaar.
  2. Een bestuurslid wordt gekozen uit een voordracht (zoals bedoeld in artikel 9 van de statuten) en, dient vergezeld te gaan van een bevestiging van instemming van deze kandidaat.
    Tot het opmaken van een voordracht zijn bevoegd zowel het bestuur als tenminste vijf (5) gezamenlijk handelende leden.
    Een voordracht door vijf (5) of meer leden moet minimaal achtentwintig (28) dagen voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend.
  • Indien er meer dan één (1) voordracht voor één (1) vacature is, geschiedt de verkiezing uit de voordrachten.
  • De bestuursleden kiezen uit hun midden de voorzitter en verdelen de overige taken onderling.

 

 

  1. De secretaris neemt bij afwezigheid van de voorzitter diens taken waar.
  2. Bij een tussentijdse vacature vult het bestuur deze, indien nodig, op met een door het bestuur aangezochte kandidaat, tot de eerstvolgende ledenvergadering.

 

 

Artikel 19

Vergaderingen

Naast de algemene ledenvergadering zoals bedoeld in artikel 16 lid 1, dan wel aangevraagd door de leden zoals vermeld in artikel 16 lid 2, kent de vereniging periodieke bestuursvergaderingen.

 

Artikel 20

 

  • De jaarlijkse algemene ledenvergadering wordt gehouden in het eerste halfjaar en bij voorkeur in de maand maart. Het bestuur kondigt deze minimaal 4 weken van tevoren aan d.m.v. een uitnodiging aan de leden
  • De agenda voor deze vergadering dient minstens zeven (7) dagen voor de vergadering aan de leden verstrekt te zijn.
  • Voorstellen voor deze vergadering dienen 14 dagen voor de vergadering bij de secretaris te zijn ingediend. De ingediende voorstellen worden voorzien van een preadvies van het bestuur en in de agenda opgenomen. Amendementen op zowel bestuurs- als ledenvoorstellen dienen uiterlijk vijf (5) dagen voor de vergadering binnen te zijn.
  • Algemene ledenvergadering als bedoeld in artikel 16 en 17 van de statuten, dienen op een zodanig tijdstip gehouden te worden, dat zoveel mogelijk leden deze kunnen bijwonen. De agenda voor deze vergaderingen dient minstens tien (10) dagen voor de vergadering aan de leden verstrekt te zijn.
  • Tijdens de algemene ledenvergadering wordt bij schriftelijke stemming aan twee (2) leden buiten het bestuur verzocht om voor het openen, lezen en tellen van de stembriefjes zorg te dragen. De uitslag wordt door de voorzitter aan de vergadering bekend gemaakt.

 

 

  • Ongeldig zijn stembriefjes welke:
  • blanco zijn, ondertekend zijn, onleesbaar zijn en niet aan het doel waarvoor de stembriefjes zijn uitgereikt te voldoen.
  • Indien een lid tijdens een stemming tevens wil stemmen namens een ander lid, dient de schriftelijke machtiging daartoe vóór de vergadering aan de voorzitter te zijn overhandigd.

Artikel 21.

 

Bestuursvergaderingen.

  • · Bestuursvergaderingen worden gehouden op voorstel van twee (2) bestuursleden.
  • · De oproep voor de vergadering dient minstens vijf (5)dagen voor de datum van de vergadering plaats te vinden en dient vergezeld te gaan van een agenda.
  • · Alle besluiten dienen met een meerderheid van stemmen genomen te worden.

 

Artikel 22.

Commissievergaderingen worden gehouden op voorstel van één (1) of meer leden van de commissie.

  • · In de commissie, met uitzondering van de kascontrolecommissie en de adviescommissie, heeft een bestuurslid zitting voor de coördinatie met het bestuur.
  • · Commissievergaderingen worden geleid door een uit de commissieleden gekozen voorzitter. De voorzitter is lid van het Algemene bestuur en neemt daardoor deel aan de vergaderingen van het bestuur, als afgevaardigde van deze commissie.

 

Artikel 23.

De voorzitter geeft op vergaderingen of bijeenkomsten het woord en ontneemt dit, indien dit buiten de goede orde gaat. Hij heeft het recht de debatten te sluiten, indien hij van mening is dat de vergadering voldoende is ingelicht. Hij is gerechtigd eenieder die de orde verstoort, het verder bijwonen van de vergadering te ontzeggen. Hij kan een vergadering schorsen en of na overleg met (bestuurs-)leden deze verdagen.

 

Artikel 24.

Commissies

Voor een goede bewind voering kunnen commissies worden ingesteld.

 

Artikel 25.

Ter uitvoering van onder meer artikel 26 van het (HHR), kunnen worden gekozen een:

kascontrolecommissie. tuincommissie, activiteitencommissie.

Artikel 26.

Elke commissie bestaat uit tenminste twee- en ten hoogste zeven leden. De verkiezing geschiedt uit een voordracht of op verzoek van het bestuur.

 

Artikel 28.

Indien naar de mening van het bestuur de in artikel 25 (HHR) genoemde functionarissen hun taak niet, of niet in voldoende mate uitvoeren, is het bestuur gerechtigd hen tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering als zodanig te schorsen. Alvorens dit geschiedt, zal het bestuur de betrokkenen in de gelegenheid stellen zich in een bestuursvergadering te verantwoorden.

 

Artikel 29.

Bij tussentijdse vacatures van de in artikel 25 (HHR) genoemde functionarissen of bij de ingevolge artikel 28 (HHR) besloten schorsing:

  • Zijn de functionarissen verplicht de in hun bezit zijnde bescheiden of andere eigendommen van de vereniging binnen 10 dagen over te dragen aan een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid.
  • Benoemt het bestuur een nieuwe functionaris die op het rooster van aftreden de plaats van de voorganger inneemt, Dit wordt aan de eerstvolgende ledenvergadering ter bekrachtiging voorgelegd.

Artikel 30.

Evenals de leden van het bestuur, hebben de in artikel 25 (HHR) genoemde functionarissen, voor de uitoefening van hun functie, op het eerste verzoek het recht van toegang tot alle volkstuinen en opstallen.

 

Artikel 31.

De niet in artikel 25 (HHR) genoemde commissies, ingesteld hetzij door het bestuur, hetzij door de algemene vergadering, worden benoemd voor de duur van de opdracht en ontbonden wanneer deze is voltooid. De duur van de opdracht mag maximaal 12 maanden bedragen.

 

Artikel 32.

De in de statuten bedoelde kascontrolecommissie bestaat uit twee leden en een reserve lid, welke geen deel uitmaken van het bestuur. Ze worden benoemd voor een periode van twee jaar en zijn niet terstond herkiesbaar. Eik jaar treedt een lid van hen af.

 

 

Artikel 34.

Wijzigingen reglementen

In het huishoudelijk- en tuinreglement kan geen verandering worden aangebracht, dan door een besluit van de algemene ledenvergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de reglementen zal worden voorgesteld. Een besluit tot wijziging van de reglementen behoeft een meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

 

Artikel 35.

Een reglementswijziging treedt in werking per direct na de algemene
ledenvergadering waarin deze wijziging is goedgekeurd.

 

Artikel 36.

Algemeen

Het bestuur is gerechtigd tot het opleggen van boetes en of het bepalen van een termijn waarbinnen nagelaten onderhouds- en/of algemene werkzaamheden alsnog dienen te worden uitgevoerd, indien het desbetreffende lid:

  • Zonder opgaaf van geldige redenen de hem opgedragen algemene werkzaamheden niet of niet naar behoren uitvoert (zie artikel 5 lid 7 en artikel 37).
    • De volkstuin en of de aanwezige opstallen niet naar behoren onderhoudt.
    • Zich niet houdt aan bepalingen van de statuten en of reglementen en of kenbaar gemaakte bepalingen.

Tegen het opleggen van boetes kan het betreffende lid bezwaar aantekenen in de eerstkomende algemene ledenvergadering.

 

 

Artikel 37.

De algemene werkzaamheden op het complex worden door de leden op toerbeurt uitgevoerd en door de tuincommissaris georganiseerd en gecoördineerd. Indien een lid door omstandigheden verhinderd is om die werkzaamheden uit te voeren, zorgt dat lid zelf voor vervanging. De tuincommissaris houdt een deelnemerslijst hiervan bij.

 

Artikel 38.

De verhuurder kan in geen enkel opzicht aansprakelijk worden gesteld voor schade aan eigendommen van, en/of lijfelijke schade aan huurder of derden hoe ook genaamd.

 Dit reglement vervangt alle voorgaande huishoudelijke reglementen en is met ingang van 26-3-2018 rechtsgeldig.

Einde Huishoudelijk Reglement.

 

 

 

Ter Aar,26 maart 2018

 

 

Voorzitter:                 P. Veenhuis.

 

 

 

Secretaris:                 A. Vos

 

 

 

Penningmeester:        B. van den Helder

Uitgestippeld Webdesign